Könyvtárhasználói felmérés. Könyvtári teljesítménymutatók

 

Könyvtári minőségfejlesztés – könyvtári korszerűsítés
Az Országos Pedagógiai Könyvtár és Múzeum pályázati beszámolója
 
 
 
  1. Bevezetés
 
Az Országos Pedagógiai Könyvtár és Múzeum (a továbbiakban OPKM) ODR tagkönyvtárként nyertese volt a 2003-ban meghirdetett fenti című pályázatnak. A pályázati kiírásnak és az útmutatásoknak megfelelően elvégeztük a kitűzött vizsgálatokat, kiszámítottuk a teljesítménymutatókat. Az alábbi beszámoló keretében részletesebben ismertetjük az egyes vizsgálatok eredményeit és a levonható következtetéseket.
 
  1. Könyvtárhasználói felmérés
 
  1. Előzmények
Az OPKM legutóbb 1999-ben végzett kérdőíves felmérést használói körében. Ez a felmérés specifikusan a könyvtárat használó közönség könyvtárhasználati szokásait és igényeit vizsgálta. A felmérés részletes elemzése olvasható a Könyv és Nevelés 2000/4. és 2001/1. számában.
 
  1. Kérdőív
A mostani vizsgálatban az összehasonlíthatóság érdekében a központi kérdőívet használtuk. Nem változtattunk a kérdések sorrendjén, helyenként azonban részkérdésekre bontottunk kérdéseket, illetve kihagytuk azokat a kérdéseket, amelyek a könyvtárban nem elérhető szolgáltatásokra vonatkoztak. Az ilyen jellegű kiegészítések lehetővé teszik, hogy a legfontosabb területeken a két kérdőíves vizsgálat eredményei összehasonlíthatóak legyenek, tehát az elmúlt öt esztendő változásairól is kapunk egyfajta képet.
A jelen felmérésben az OPKM által használt kérdőívet mellékletként csatoljuk a beszámolóhoz (1. sz. melléklet).
 
  1. Mintavétel
A mintaválasztásnál alapelv volt a véletlenszerűség és az egyenlő esélyek biztosítása mindenki számára. A felmérést a 2003. október közepe és 2004. január közepe közötti időszakban végeztük el a központi könyvtárban. 6 könyvtáros kolléga adta az olvasók kezébe a kérdőíveket (távozás előtt). Hangsúlyosan odafigyeltünk, hogy a vizsgált három hónapban a hét minden napjának minden napszaka egyenlő eséllyel kapjon helyet a kérdezésben. A 6 kolléga olvasószolgálati beosztásához igazodva a nyitva tartás teljes idejében végezte a kérdőívek osztását. A felvétel időpontját és a kérdező személyét rögzítettük a kérdőíveken. A kollégák természetesen csak segítséget nyújtottak, semmiben nem befolyásolták a kérdőív kitöltőjét.
Az OPKM a neveléstudomány országos szakkönyvtára. Célközönsége meglehetősen homogén, elsősorban pedagógusok és pedagógusjelölt egyetemi, főiskolai hallgatók alkotják. Összesen 622 kitöltött kérdőívet gyűjtöttünk össze a 3 hónap alatt. Ez a szám biztosítja, hogy a válaszadók hitelesen reprezentálják a könyvtár használóit.
Felmérésünket a potenciális használókra nem tudtuk kiterjeszteni, így csak a tényleges használók véleményét tükrözi. Amennyiben a szolgálandó közösség nagyobb hányadának igényeire is kíváncsiak vagyunk, természetesen további vizsgálatokra van szükség.
 
 
  1. A felmérés eredményeinek elemzése
 
A kérdéscsoport
  • A megkérdezettek 72%-a kölcsönzéssel kapcsolatos szolgáltatást vett igénybe. 64% kölcsönzött, 34% könyvet hozott vissza, 14% hosszabbította a kölcsönzést.
  • Olvasóteremben böngészett a polcokon 30%, a katalógusban böngészett 37%. Az adatok értékelésénél figyelembe kell venni, hogy a könyvtár állományának csupán 1%-a van szabad polcon az olvasóteremben, és ez sem kölcsönözhető állomány.
  • Információkeresés, illetve problémamegoldás céljából a megkérdezettek 39%-a kereste fel a könyvtárat.
  • 12% használta az előfizetett külföldi adatbázisokat (3% a PsycInfo-t, 2% az ERIC-et, 6% EISZ adatbázisokat, 1% pedig az EBSCO adatbázisait).
  • 14% használt elektronikus dokumentumokat (3% jegyzetet, 5% könyvet, 6% folyóiratot).
  • Az olvasóteremben napilapot olvasott a válaszadók 6%-a, hetilapot 5%, folyóiratot 40%, könyvet pedig 38%. Az arányok jól tükrözik a szakkönyvtári szolgáltatások iránti igények arányait.
  • Rendezvényen vett részt (ide értjük azt is, ha a folyosón rendezett időszaki kiállítást tekintette meg) 7%.
  • Számítógépet használt, azaz a könyvtár számítógépes adatbázisaiban, katalógusában keresett a megkérdezettek 55%-a.
  • A vizsgált időszakban internetet mindössze 9% használt.
  • Az olvasótermet a vizsgált minta 60%-a vette igénybe, 33% tanulásra, 26% munkára.
  • Az olvasóteremben elhelyezett fénymásoló gépet a megkérdezettek 37%-a használta.
 
B kérdéscsoport
  • A kölcsönzők összesen 973 db könyvet kölcsönöztek, ez átlagosan 2,4 db-ot jelent személyenként. Könyvtárunk kölcsönzési szabályzata 4 mű kölcsönzését teszi lehetővé egyszerre.
  • A kölcsönzött művek 82%-a volt olyan, amelyet konkrétan keresett és meg is kapott az olvasó. Mindössze 18%-át a keresett műveknek nem kapták meg, és kb. 10% volt azon művek aránya, amelyet nem konkrétan kerestek, de a könyvtáros ajánlása alapján jónak ítéltek.
  • A válaszadók 70%-a válaszolta, hogy sikerült megoldania azt, amiért a könyvtárba jött. 29%-nak csak részben sikerült, és mindössze 1% volt sikertelen.
  • 43% teljesen önállóan keresett, 40% részben, és 17%-nak volt szüksége határozott segítségre.
  • 508 válaszadóból 330 (65%) kérte a könyvtárosok segítségét. 22%-nak csak részben volt szüksége segítségre, 13% pedig egyáltalán nem vette igénybe a kollégák segítségét.
 
C kérdéscsoport
 
A könyvtárral szembeni elégedettséget vizsgáló kérdésekre határozottan pozitív válaszok érkeztek, megállapítható, hogy használóink többsége minden vonatkozásban elégedett a munkánkkal.
 
  • A könyvtár külső állapotával: 11% nagyon elégedett, 44% inkább elégedett, 36% közepesen elégedett, 9% elégedetlen.
  • A könyvtár belső állapotával: 20% nagyon elégedett, 43% inkább elégedett, 28% közepesen elégedett, 8% elégedetlen.
  • Az akadálymentes bejutással: 39% nagyon elégedett, 36% inkább elégedett, 17% közepesen elégedett, 8% elégedetlen.
  • Az akadálymentes közlekedéssel: 30% nagyon elégedett, 40% inkább elégedett, 19% közepesen elégedett, 7% elégedetlen.
  • A jelekkel és eligazító táblákkal: 30% nagyon elégedett, 41% inkább elégedett, 23% közepesen elégedett, 6% elégedetlen.
  • A könyvtári terek elrendezésével, beosztásával: 25% nagyon elégedett, 45% inkább elégedett, 26% közepesen elégedett, 4% elégedetlen.
  • Az ülőhelyek számával és minőségével: 28% nagyon elégedett, 45% inkább elégedett, 23% közepesen elégedett, 4% elégedetlen.
  • A nyitvatartási idővel: 49% nagyon elégedett, 38% inkább elégedett, 11% közepesen elégedett, 2% elégedetlen.
  • A könyvek példányszámával és minőségével: 24% nagyon elégedett, 44% inkább elégedett, 26% közepesen elégedett, 6% elégedetlen.
  • Más anyagok példányszámával és minőségével: 21% nagyon elégedett, 53% inkább elégedett, 22% közepesen elégedett, 3% elégedetlen.
  • A várakozási idővel: 50% nagyon elégedett, 37% inkább elégedett, 10% közepesen elégedett, 3% elégedetlen.
  • A könyvtárosok segítőkészségével: 80% nagyon elégedett, 16% inkább elégedett, 3% közepesen elégedett, 1% elégedetlen.
  • A tájékoztató szolgálattal: 59% nagyon elégedett, 33% inkább elégedett, 7% közepesen elégedett, 1% elégedetlen.
  • A számítógépekkel: 47% nagyon elégedett, 40% inkább elégedett, 11% közepesen elégedett, 2% elégedetlen.
  • Összességében a könyvtár egészével: 37% nagyon elégedett, 54% inkább elégedett, 8% közepesen elégedett, 1% elégedetlen.
 
D kérdéscsoport
 
  • A megkérdezett olvasók 16%-ának ez volt az első látogatása a könyvtárban, 4% hetente többször is jön, 10% legalább hetente, 11% kéthetente, 12% háromhetente, 21% havonta egyszer, 26% pedig ennél is ritkábban.
  • A válaszadók 80%-a nő, 20%-a férfi. Átlag életkoruk: 33 év
  • Használóink 71%-a budapesti, 29% vidéki.
  • 24% nappali hallgató, 44% esti vagy levelező hallgató, 3% egyéb tanuló, 48% főfoglalkozású alkalmazott (pedagógus), 6% részmunkaidős alkalmazott, 2% vállalkozó, 2% munkanélküli, 3,5% nyugdíjas, 0,5% háztartásbeli, 0,6% tartósan beteg, 4% sorkatona.
  • Nagyon kevesen, mindössze 17-en jelölték, hogy valamely probléma miatt nehézségük lenne a könyvtár használatában.
  • A többség (65%) használ más budapesti könyvtárakat, leggyakrabban a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtárt, illetve az Országos Széchényi Könyvtárt. 35% keres fel egyéb könyvtárakat is.
  • A megkérdezettek 37%-a fűzött szöveges megjegyzést a kérdőívhez. A megjegyzések többsége pozitív. Használóink nagyon elégedettek a könyvtárosok segítőkészségével, a könyvállomány összetételével és a számítógépes adatbázis tartalmával. Az adatbázis használatát néhányan kissé bonyolultnak tartják, illetve hiányolják a további retrospektív feldolgozást. A könyvtár elhelyezésével kapcsolatosan többen említették a széttagoltságból adódó kényelmetlenségeket, az olvasóterem zsúfoltságát, a rossz világítást, valamint a könyvek szabadpolcos elhelyezésének hiányát. A nyitvatartási idővel általában elégedettek voltak olvasóink, de sokan hiányolják az állandó szombati nyitva tartást, és néhányan – főleg az esti és levelező hallgatók – az este 8 óra utáni nyitva tartást. A beiratkozás adminisztrációját főleg a nappali tagozatos hallgatók érzik körülményesnek, elsősorban a kötelező jótállás miatt. A kölcsönözhető művek számát kevésnek tartják, főleg a legkeresettebb, irodalomjegyzékeken szereplő művek esetében. A fénymásolással kapcsolatban többen megjegyezték, hogy az olvasóteremben elhelyezett fénymásoló zajos, zavaró. A fénymásolás 20 forintos oldalankénti árát általában sokallták. Több olvasó jelezte a külön kutatóhelyiség, társalgó, valamint a büfé hiányát.
 
  1. Következtetések
 
A válaszokból egyértelműen kitűnik, hogy összességében olvasóink meg vannak elégedve a könyvtár szolgáltatásaival, különösen is azokkal, amelyeket mi egy országos szakkönyvtár szempontjából a legfontosabbaknak tartunk. Az OPKM sajátos helyzetéből adódóan a külső és belső megjelenés nem igazán a könyvtár vezetésén múlik. Amit nagyon meghatározónak tartunk, azok az állománnyal és a szolgáltatásokkal kapcsolatos vélemények, habár sok szempontból egy szakkönyvtár teljesítményének megítéléséhez a jelenleginél differenciáltabb és mélyrehatóbb kérdésfeltevésekre is szükség lenne. Áttételesen azonban azokra a területekre is lehet következtetni, amelyekre konkrétan ez a kérdőív most nem kérdezett rá (pl. a feltárás mélységére és minőségére vonatkozóan pozitív véleményre következtetünk abból, hogy a válaszadók többsége megkapta azt az információt, amit keresett).
A kérdőíves felmérés eredményei összhangban vannak az öt évvel ezelőtt végzett felmérésünk eredményeivel, igazoltnak vehető tehát az az állítás, hogy munkánk illeszkedik a célközönség elvárásaihoz. Azt is leszögezhetjük, hogy az elmúlt öt év során fokozatosan növekszik használóink elégedettsége, és a megoldatlan – általunk is érzékelt – problémák továbbra is ugyanazok (pl. zsúfoltság, büfé hiánya stb.).
A válaszokból kitűnik, hogy a legnagyobb igény a gyűjteményre épülő szolgáltatások (kölcsönzés, helyben olvasás), illetve a számítógépes szolgáltatások iránt van. A szakkönyvtárakra általában nem a mennyiségi, inkább a minőségi mutatószámok a jellemzőek. Olvasóink sem tömegesen veszik igénybe a szolgáltatásokat, inkább a sokoldalúság és az elmélyültség jellemzi őket. A százalékos arányok világosan mutatják, hogy egy-egy olvasó a szolgáltatások széles körét veszi igénybe, vagyis általában hosszabb időt töltenek a könyvtárban, viszont ezt nem gyakran teszik. Céljaikat egyértelműen a kutatás, a tanulás, illetve a munka határozza meg. Elenyésző a szórakozás, időtöltés, általános informálódás iránti igény.
Az attitűdskálákat alkalmazó kérdéseknél döntően pozitív irányba billen a mérleg. Habár ugyanannyi lehetőség volt negatív választ adni, mégis a többség az elégedettség valamelyik fokát jelölte meg. Egy ekkora mintánál ez igen jó eredménynek vehető.
Olvasóink túlnyomó többsége nő, ez jól tükrözi a szolgálandó közösség, vagyis a pedagógustársadalom összetételét. Nagy részük felsőoktatásban tanul, vagy gyakorló pedagógus (alkalmazott). A 33 éves átlag életkor azt mutatja, hogy a fiatal, illetve középkorú olvasókra kell leginkább számítanunk. A fiatalodásnak tulajdonítható, hogy olvasóink ma jóval önállóbbak, a technikai berendezések iránt sokkal fogékonyabbak, mint néhány évvel ezelőtt. Az elmúlt évek technikai, telematikai fejlesztéseinek konkrétan érezhető könyvtárhasználati hatásai is lemérhetők a felmérésből.
Országos hatókörű intézmény lévén fontos információ a számunkra, hogy olvasóink honnan érkeznek hozzánk. A személyes könyvtárhasználók mintegy egyharmada vidéki. Szolgáltatásainkat azonban igyekszünk úgy szervezni, hogy azok a távhasználat révén sokkal szélesebb használói kör számára hozzáférhetők, ennek a használói rétegnek az igényeiről és véleményéről azonban a jelenlegi felmérés nem ad információt.
A kérdőíves felmérés igazolta, hogy a könyvtár stratégiája megfelelő, a fejlesztési irányok követik a használói igényeket.
 
 
  1. Teljesítménymutatók
 
A „Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben” c. ajánlásban meghatározott szolgáltatási mutatók, valamint az „Információ és dokumentáció. Könyvtári teljesítménymutatók” MSZ ISO 11620 szabvány alapján elvégeztük a felméréseket és meghatároztuk az alábbi teljesítménymutatókat.
 
  1. Partnerközpontúság
 
    1. A közönség, mint használó
Cél: A szolgálandó közönség könyvtárhasználatának mérése.
Szolgálandó közönség (B): Az OPKM alapító okirata szerint a könyvtár szolgálandó közönsége a pedagógusok és a neveléstudományi kutatók. A 2002/2003-as Oktatási Évkönyv statisztikai adatai szerint számuk: 190 124.
Használók száma (A): A 2003. évi statisztika szerint a könyvtárba beiratkozott, illetve a könyvtárat helyben használók száma: 18 562.
 
A/B * 100 = 9,76
 
A mutatók kerekítve 10. Ez nagyjából azt jelenti, hogy a szolgálandó közönség kb. egy tizede veszi igénybe személyesen a könyvtár szolgáltatásait. Relatíve alacsony mutató, de tekintetbe véve, hogy országos szakkönyvtárról van szó, kielégítő. Valószínűsíthető, hogy a szolgálandó közönség további tagjai is használják a könyvtárat távhasználat, illetve más könyvtárak (pl. megyei könyvtárak, iskolai könyvtárak, felsőoktatási könyvtárak stb.) szolgáltatásain keresztül. Ebből a mutatóból tehát egy szakkönyvtár esetén messze menő következtetéseket levonni nem lehet, az azonban világos, hogy a jelenleginél nagyobb propagandára van szükség a könyvtár szolgáltatásainak népszerűsítése érdekében.
 
 
    1. A használókra vetített költség
Cél: A költség összevetése a használók számával.
Éves költség (A): Bér, járulékok, bérleti díjak, állománygyarapítás, adminisztratív kiadások 2003-ban: 283 000e Ft.
Használók száma (B): A 2003. évi statisztika szerint a könyvtárba beiratkozott, illetve a könyvtárat helyben használók száma: 18 562.
 
A/B = 15 246 Ft.
 
A mutató magasnak tűnik, de figyelembe kell venni, hogy a szakkönyvtár az átlagosnál magasabb működési költséggel működik. A költségekben jelentkezik az adatbázisok és egyéb kiadványok előállításának költsége, valamint a különösen drága dokumentumok, folyóiratok, külföldi adatbázisok ára is. Az OPKM például országos konzorcium keretében 9 könyvtár számára szolgáltatja a PsycInfo adatbázist, amelynek előfizetési ára önmagában meghaladja a 15 000e Ft-ot. Ugyancsak növeli a működési költségeket, hogy a könyvtár magas színvonalú feldolgozó és tájékoztató munkát végez, ezért drágább munkaerővel dolgozik. A személyes használókra vetített költség félrevezető lehet, hiszen a szolgáltatásokat és a könyvtár produktumait sokkal többen használják a távhasználat során.
 
    1. A személyes használat népszerűsége
Cél: A személyes használat viszonyítása a szolgálandó közönség létszámához.
Személyes használatok éves száma (A): A 2003. évi statisztikai adatok szerint a személyes használatok (kölcsönzők + helyben olvasók) száma: 41 993.
Szolgálandó közönség (B): Az OPKM alapító okirata szerint a könyvtár szolgálandó közönsége a pedagógusok és a neveléstudományi kutatók. A 2002/2003-as Oktatási Évkönyv statisztikai adatai szerint számuk: 190 124.
 
A/B = 0,22
 
A mutató szerint a szolgálandó közönség minden tagjára 0,22 könyvtárlátogatás esik. Ez összhangban van a „közönség, mint használó” mutatóval és a kérdőíves felméréssel. A szolgálandó közönség viszonylag kis hányada használja személyesen a könyvtárat, és nem jellemző az egy főre jutó gyakori könyvtárhasználat sem. Tekintettel a könyvtár jelenlegi körülményeire, ennél nagyobb személyes használatot nehezen tudnánk megfelelő színvonalon kezelni, ezért a stratégiánk a távolról is elérhető, elektronikus szolgáltatások erősítését helyezi előtérbe. Megfelelőbb körülmények (új épület) esetén várhatóan erőteljesen növekedik ez a mutató.
 
 
 
 
    1. A személyes használat költsége
Cél: A költség összevetése a személyes használatok számával.
Éves költség (A): Bér, járulékok, bérleti díjak, állománygyarapítás, adminisztratív kiadások 2003-ban: 283 000e Ft.
Személyes használatok éves száma (B): A 2003. évi statisztikai adatok szerint a személyes használatok (kölcsönzők + helyben olvasók) száma: 41 993.
 
A/B = 6 740 Ft
 
A mutató magasnak tűnik, akárcsak a használókra vetített költség. Itt is figyelembe kell venni azonban, hogy a szakkönyvtár az átlagosnál magasabb működési költséggel működik. A költségekben jelentkezik az adatbázisok és egyéb kiadványok előállításának költsége, valamint a különösen drága dokumentumok, folyóiratok, külföldi adatbázisok ára is. Ugyancsak növeli a működési költségeket, hogy a könyvtár magas színvonalú feldolgozó és tájékoztató munkát végez, ezért drágább munkaerővel dolgozik. A személyes használatokra vetített költség félrevezető lehet, hiszen a szolgáltatásokat és a könyvtár produktumait sokkal többen használják a távhasználat során.
 
    1. A helyben használat intenzitása
Cél: A helyben használt dokumentumok viszonyítása a használatokkal.
Helyben használt dokumentumok száma (A): A mintavételi időszakban (2003. december 2. – 2004. február 26.-ig) naponta átlagosan 308 dokumentumot használtak helyben.
Személyes használatok éves száma (B): A mintavételi időszakban a személyes napi átlaga: 53.
 
A/B = 6
 
A mutató szerint egy könyvtárhasználó egy alkalommal átlag 6 dokumentumot vesz kézbe. Mivel a szakkönyvtárban a könyvtárhasználat elsősorban kutatómunkát, illetve felkészülést jelent, ez a szám jónak tekinthető.
 
    1. A gyűjtemény használata
Cél: A gyűjtemény használatának megállapítása a használatban lévő dokumentumok arányának becslésével..
Használatban lévő dokumentumok száma (A): A vizsgálat időpontjában kölcsönzésben lévő, illetve helyben használt dokumentumok száma. A kölcsönzési statisztika szerint naponta átlagosan 300 kötetet kölcsönöznek. A mérési időszakban átlagosan 3600-7000 mű van egyszerre kölcsönzésben (forgalomtól függően). A helyben használati statisztika szerint naponta átlagosan 434 művet vesznek kézbe. A használatban lévő dokumentumok száma tehát naponta átlagosan: 734 db.
A gyűjtemény összes dokumentuma (B):A 2003. évi záró állomány 519 663 könyvtári egység. Ebből kölcsönözhető kb. 165 000 kötet. Nem kölcsönözhetők a folyóiratok, a különgyűjtemények állománya, valamint a megőrzésre szánt alapművek és a kézikönyvtári állomány. Ideiglenesen nem használható a könyvtár állományának kb. 20%-a, mivel költözés alatt áll (ez a legritkábban keresett állományrész). A vizsgálat szempontjából figyelembe vehető összes dokumentum száma: 410 000 könyvtári egység.
 
A/B * 100 = 0,2
 
A mutató szerint a teljes használható állomány átlagosan 0,2%-a van használatban naponta. Az OPKM nemzeti szakkönyvtári feladatokat lát el, a főgyűjtőkörbe tartozó állományát tehát tartalmi avulástól függetlenül őriznie kell. Ezen kívül a könyvtár 3 jelentős és egyedülálló különgyűjteménnyel rendelkezik (tankönyvek, gyermek- és ifjúsági irodalom, iskolai értesítők), amelyeknek értéke nem mérhető a használtság arányával. A gyűjtemény jelentős része külső raktárban van elhelyezve, ahonnan kérésre hozatjuk be.
A mutató értelmezését jobban árnyalja, ha megvizsgáljuk a kölcsönzött dokumentumok arányát is. A teljes kölcsönözhető állomány 3-4%-a van folyamatosan egyszerre kölcsönzésben.
 
    1. A kölcsönzés népszerűsége
Cél: A kölcsönzés viszonyítása a szolgálandó közönség számával.
A szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma (A): A 2003. évi statisztika szerint: 25 278
Szolgálandó közönség (B): Az OPKM alapító okirata szerint a könyvtár szolgálandó közönsége a pedagógusok és a neveléstudományi kutatók. A 2002/2003-as Oktatási Évkönyv statisztikai adatai szerint számuk: 190 124.
 
A/B = 0,13
 
A mutató szerint a szolgálandó közönség minden egyes tagja 0,13 dokumentumot kölcsönöz évente. Összevetve az előző mutatókkal, ugyanazok a tényezők érvényesek itt is. Tekintetbe véve, hogy a szolgálandó közönség 10%-a használja a könyvtárat, ugyanez az arány mutatkozik a kölcsönzéseken is.
 
  1. Szolgáltatási hatékonyság
    1. A kölcsönzési állomány forgási sebessége
Cél: A kölcsönzési állomány használati mértékének, illetve népszerűségének megállapítása.
Kölcsönzött dokumentumok száma (A): A 2003. évi statisztika szerint: 44 433 könyvtári egység
Kölcsönözhető dokumentumok száma (B): 165 000 kötet.
 
A/B = 0,3
 
A könyvtár teljes állományának kb. 30%-a kölcsönözhető, tekintettel a nemzeti szakkönyvtári kötelezettségekre és a különgyűjteményekre. A mutatóból nehezen állapítható meg, hogy egy dokumentumot hányszor kölcsönöznek, mivel a megőrzési kötelezettségből adódóan a kölcsönözhető állománynak csak egy része tekinthető egy adott időszakban keresettnek. Érdemes a mutatót összevetni a kérdőíves felmérés eredményeivel, amelyből kiderül, hogy az esetek többségében a kölcsönzők megtalálják, amit keresnek. A tapasztalatok azt mutatják, hogy van egy nagyon keresett állományrész, amelynél viszonylag kevés a kölcsönözhető példányok száma, ez nagyon gyorsan forog, összességében azonban a kölcsönözhető állománynak csak mintegy az egyharmada vesz részt a kölcsönzésben egy adott korszakban.
 
 
 
    1. A kölcsönzések költségessége
Cél: A költség összevetése a kölcsönzések számával.
Éves költség (A): Bér, járulékok, bérleti díjak, állománygyarapítás, adminisztratív kiadások 2003-ban: 283 000e Ft.
A szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma (B): A 2003. évi statisztika szerint: 25 278
 
A/B = 11 195 Ft.
 
A mutató azon könyvtárak költséghatékonyságát értékeli, ahol a kölcsönzés meghatározó szolgáltatás. Az országos szakkönyvtárak nem ilyenek. Habár a kérdőíves felmérésből kitűnik, hogy a felhasználók kb. 70% vesz igénybe kölcsönzéssel kapcsolatos szolgáltatást, mégsem lehet az állítani, hogy a kölcsönzés lenne a könyvtár meghatározó szolgáltatása. A költségek ilyetén kivetítése félrevezető információkat ad.
 
    1. A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága
Cél: A könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságának mérése.
A mutató a könyvtár által kért dokumentumok arányát méri, az OPKM azonban nem kér, csak nyújt könyvtárközi kölcsönzést. Ezért a mutatót kissé másként értelmeztük, a nyújtott szolgáltatás hatékonyságát mértük.
Teljesített könyvtárközi kérések száma 2003-ban (A): 1 917
Könyvtárközi kérések száma 2003-ban (B): 2 610
 
A/B * 100 = 73
 
Az OPKM olvasói általában olyan kérésekkel érkeznek a könyvtárba, amelyeket ennek a könyvtárnak kell kielégítenie, ha pedig nem tudjuk, akkor más budapesti könyvtár lehet a potenciális megoldás, így könyvtárközi kéréseket más könyvtárak számára nem szoktunk továbbítani. Az OPKM az ODR-ben szolgáltató feladatokat lát el, ezért a mutatót a szolgáltatás hatékonyságának mérésére alkalmazzuk. A 73%-os hatékonyság jónak tekinthető.
 
    1. A tárgyi eszközök kihasználtsága
Cél: A könyvtár tárgyi eszközei kihasználtságának megállapítása.
Tárgyi eszközök száma (B): 24 db
számítógép: 21 db
fénymásoló gép: 2 db
mikrofilmolvasó: 1 db
A vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma (A):
számítógép: 5 db (átlag)
fénymásoló: 1,6 db (átlag)
mikrofilmolvasó: 0 db
 
A/B * 100 =
számítógép: 24%
fénymásoló gép: 80%
 
A mutató szerint egy adott pillanatban az eszközök átlag 30%-a van használatban. A vizsgálatot 2004 március 18. és április 15. között folytattuk le, a hét valamennyi napján, a nap különböző időszakaiban. A mutató tehát egy átlagos hónap kihasználtságát mutatja. Vizsgaidőszakban ez az arány elérheti a 70-80%-ot is, a nyári hónapokban azonban alacsonyabb is lehet. A vizsgált időszakban a mikrofilmolvasót senki sem használta.
 
    1. Az ülőhelyek kihasználtsága
Cél: A könyvtári ülőhelyek kihasználtságának megállapítása.
Összes ülőhely száma (B): 68
A vizsgálat idején elfoglalt ülőhelyek száma (A): 2004. március 18. és április 15. között délelőtti és délutáni időpontokat figyelembe véve átlag 8.
 
A/B * 100 = 12%
 
A rendelkezésre álló ülőhelyek 12%-a foglalt egyszerre. Ez az arány természetesen vizsgaidőszakban jóval nagyobb lehet.
 
    1. A dokumentumfeldolgozás gyorsasága
 
A felmérést az MSZ ISO 11620 Információ és dokumentáció. Könyvtári teljesítménymutatók című szabvány B3.2 .1.4 fejezeténekelőírásai szerint végeztük el.
A dokumentumfeldolgozás gyorsaságának méréséhez a 2003. július és 2003. október hónapokban a könyvtárba érkezett következő dokumentumokat vettük alapul:
  • magyar nyelvű szakirodalom (könyvek és évkönyv jellegű időszaki kiadványok)
  • idegen nyelvű szakirodalom (könyvek és évkönyv jellegű időszaki kiadványok)
  • ifjúsági- és gyermekirodalom (könyvek)
  • magyar nyelvű általános- és középiskolai tankönyvek
 
A felmérésben a fent jelzett állományrészek közül csak a vétel útján, illetve kötelespéldányként beérkezett alappéldányok szerepelnek, könyvtárunkban ez a két beszerzési forrás a legjellemzőbb. A kölcsönözhetőség érdekében beszerzett többes példányok jóval rövidebb idő alatt hozzáférhetővé válnak, mert formai és tartalmi feltárásra csak az alappéldányok kerülnek. A vizsgálat célja a dokumentumfeldolgozás gyorsaságának mérése, ezért csak az alappéldányokat vontuk be a vizsgálatba.
A vizsgált időszak kiválasztásánál célszerűnek tartottuk, hogy a beszerzés és feldolgozás intenzitása szempontjából szerepeltessünk egy erős és egy gyenge hónapot is. A felmérésben az állományunkat leginkább reprezentáló dokumentumok vettek részt. A vizsgálatban összesen 481 db dokumentum feldolgozási sebességét mértük meg.
Az adatokat a vizsgált időszak, a dokumentumok beszerzés forrása valamint az adott állományrész szerint táblázatokba rendeztük. A táblázatokban a feldolgozás következő állomásai szerepelnek:
  • a beérkezés időpontja
  • az állományba vétel időpontja
  • a katalogizálás időpontja
  • a tartalmi feltárás időpontja
  • az adatbázisba, illetve polcra kerülés időpontja.
 
Nem szerepeltettük a köttetésre vonatkozó időpontokat, a vizsgált dokumentumok esetében ez a feldolgozási munkafolyamatból teljesen kihagyható, ugyanis új dokumentumokat csak nagyon ritkán köttetünk a feldolgozási munkafolyamat végén.
A táblázatok tartalmazzák a dokumentumok azonosítóját (leltári számát), valamint a beérkezéstől a célállomásig (raktárba, olvasóterembe, kézikönyvtárakba kerülésig) eltelt időt. Az adatbázisba kerülés időpontját (ami gyakorlatilag a polcra kerülés időpontja) azért vettük fel a táblázatba, mert az olvasó számára igazából ekkor válik elérhetővé a dokumentum. Minden táblázathoz hozzárendeltük a tételekhez tartozó feldolgozási idők rangsorát. A beszámolóban a felmérés értékelését adjuk meg, a táblázatok a vizsgálat teljes dokumentációjával együtt a könyvtárban hozzáférhetők.
Értékelés
Magyar nyelvű szakirodalom - kötelespéldányok
A feldolgozás középideje: 2003 júliusában 100 nap, 2003 októberében 121 nap. A két hónap átlag átfutási ideje: 110 nap.
A kötelespéldányok nagy része nem tartozik a sürgősen feldolgozandó dokumentumok közé, ezt mutatja, hogy összesen 1 db soron kívül feldogozott dokumentumot találtunk a két táblázatban.
 
Magyar nyelvű szakirodalom - vétel útján beérkező példányok
A feldolgozás középideje: 2003 júliusában 104 nap, 2003 októberében 103 nap. A két hónap átlag átfutási ideje: 104 nap.
A soron kívüli feldolgozás középideje: 20-22 nap.
A magyar pedagógiai szakirodalom feldolgozásának középideje: 43, illetve 99 nap, a két hónap átlaga: 71 nap.
A vétel útján beszerzett példányok alkotják a magyar nyelvű szakirodalom legfontosabb részét, ezért arra törekszünk, hogy átfutási idejük lehetőleg jóval rövidebb legyen. A magyar nyelvű szakirodalom a katalogizálás és a többlépcsős tartalmi feltárás után egyaránt revízióra kerül, ami az átfutási időt adott esetben jelentős mértékben növelheti. A feldolgozási rendszert azonban az utóbbi időben úgy alakítottuk ki, hogy a sürgősen feldolgozandó, illetve a fontosabb pedagógiai szakirodalmat minél előbb hozzáférhetővé tegyük.
 
Idegen nyelvű szakirodalom - vétel útján beérkező példányok
A feldolgozás középideje: 2003. júliusában 219 nap, 2003. októberében 139 nap. A két hónap átlag átfutási ideje: 179 nap.
Az állományrész legértékesebb része a vétel útján a könyvtárba került példányokból áll. Az idegen nyelvű szakirodalom a katalogizálás és a tartalmi feltárás után egyaránt revízióra kerül, ami az átfutási időt adott esetben jelentős mértékben növelheti. Lehetőség szerint arra törekszünk, hogy a magyar pedagógiai szakirodalomhoz hasonlóan a feldolgozásban prioritást élvezhessenek a fontosabb idegen nyelvű dokumentumok. Az idegen nyelvű szakirodalom rendkívül értékes része a gyűjteménynek, de a magyar nyelvű irodalomhoz képest jóval szerényebb mértékben tudjuk gyarapítani. Ezt támasztja alá, hogy a vizsgált időszakban összesen 15 dokumentum feldolgozási sebességét mérhettük meg.
 
 
 
 
Ifjúsági- és gyermekirodalom - kötelespéldányok
A feldolgozás középideje: 2003. júliusában 72 nap, 2003. októberében 93 nap. A két hónap átlag átfutási ideje: 83 nap.
Ezt az állományrészt gyakorlatilag kötelespéldányokból gyarapítjuk. Az ifjúsági- és gyermekirodalom feldolgozásában jelentős szerepet kap az OSZK MNB CD-ROM-ról letölthető rekordok honosítása. (Például a júliusi táblázat 87 tételéből 80 tétel letöltött rekord.) A katalogizálás és a tartalmi feltárás a fent említett állományrészektől eltérően folyik, ezért például a katalogizálás és a tartalmi feltárás időpontja sok esetben egybeesik.
 
Magyar nyelvű tankönyvek - kötelespéldányok
A feldolgozás középideje: 2003. júliusában 58 nap, 2003. októberében 117 nap. A két hónap átlag átfutási ideje: 88 nap.
A feldolgozás - amelyet az ifjúsági különgyűjteményhez hasonlóan egy-egy személy végez - ütemesen folyik. Mivel a tankönyv feldolgozás módja eltér a többi dokumentumétól, ez a körülmény az állományba vétel és a katalogizálás sebességét kissé korlátozhatja. Ugyanakkor ennek az állományrésznek a feldolgozásakor nem kerül sor revízióra.
 
Az összes dokumentum átlag feldolgozási középideje: 3 hónap.
Ez az idő egy differenciált és mély feltárást alkalmazó szakkönyvtárban nem tekinthető túlzottnak. Az állományba vétel, a formai és a többlépcsős tartalmi feldolgozás külön csoportokban történik, és valamennyi munkafolyamat végén ellenőrzési fázis van. A minőségbiztosítás ebben az esetben növeli a feldolgozási időt.
Az elemzett adatokból kitűnik, hogy a különösen keresett, nagy fontosságú szakirodalom esetén a feldolgozás ideje lényegesen rövidebb.
 
 
  1. Összegzés
 
A felmérés hasznos adatokat szolgáltatott a könyvtár munkájának értékeléséhez, a további fejlesztési irányok kijelöléséhez. Ugyanakkor jól tükröződnek az országos szakkönyvtárakra jellemző általános mutatók is, amelyek alapjául szolgálhatnak egy összehasonlító elemzésnek (benchmarking).
Összességében megállapítható, hogy az elmúlt 5 év stratégiai fejlesztési tendenciái pozitívan hatottak a könyvtár teljesítménymutatóira. Mind a külső megítélés, mind a számszerűen mérhető mutatók azt igazolják, hogy a könyvtár önmagához képest sokat fejlődött ezen időszak alatt.
Arra vonatkozóan egyelőre nincs adatunk, hogy más könyvtárakhoz képest hogyan ítélhető meg az OPKM teljesítménye, ezt a vizsgálat következő szakasza fogja megmutatni.