Szakkönyvtárak összehasonlító vizsgálata

 

 
 
Könyvtári minőségfejlesztés – könyvtári korszerűsítés
2. pályázat
 
Összehasonlító vizsgálat
 
 
 
Könyvtártudományi Szakkönyvtár
Központi Statisztikai Hivatal Könyvtár és Dokumentációs Szolgálat
Országos Mezőgazdasági Könyvtár és Dokumentációs Központ
Országos Pedagógiai Könyvtár és Múzeum
 
 
 
 
Készítette:
Bátonyi E.Viola
Benczekovits Beatrix
Borostyáni Gézáné
Fazokas Eszter
Hegyközi Ilona
Lőrincz Ferenc
Rettich Béla
Varga Katalin
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Budapest, 2005.
 
 
 
  1. A pályázat keretében elvégzett munka menete. Célok, módszerek
 
 
Jelen pályázat keretében azonos típusú könyvtárak – országos szakkönyvtárak – mérési eredményeit hasonlítottuk össze a Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben c. ajánlás szerint elvégzett számítások alapján. Az együttműködő könyvtárak: Könyvtártudományi Szakkönyvtár (KSZK), Központi Statisztikai Hivatal Könyvtár és Dokumentációs Szolgálat (KSH KDSZ), Országos Mezőgazdasági Könyvtár és Dokumentációs Központ (OMgK), Országos Pedagógiai Könyvtár és Múzeum (OPKM).
Az összehasonlítás és elemzés során a benchmarking módszerét alkalmaztuk, azaz megpróbáltuk az egyes könyvtárak gyakorlatában a közös viszonyítási alapot megtalálni, hogy a mért adatok egységesen értelmezhetők és összehasonlíthatók legyenek. Mivel ilyen jellegű mutatókat eddig nem számítottak a könyvtárak, csak az egyszeri – részben 2003-as adatokon alapuló – mérési eredmények álltak rendelkezésünkre, ezért tendenciákat nem lehet megállapítani. Az egyes intézmények adottságai is eltérőek. A benchmarking során ezért nem lehet abszolút referenciapontot megállapítani, az adatokat egymáshoz viszonyítva, bizonyos referenciatartományban kell értelmezni.
Kiindulási pontként tekintettük az MSZ ISO 11620 szabvány és az ehhez készült módszertani útmutató fogalom-meghatározásait. A fogalmak értelmezése a vizsgált könyvtárak gyakorlatában kisebb-nagyobb eltéréseket mutatott. A fogalmak értelmezéséről, valamint a gyűjtött adatok köréről összehasonlító táblázatot készítettünk és összevetettük az ajánlás fogalom-meghatározásaival. Elvégeztük a teljesítménymutatók számításánál alkalmazott módszerek összehasonlító vizsgálatát is. Ezek alapján egységesítettük a fogalom-meghatározásokat, valamint meghatároztuk az optimális számítási módszereket. A korrekció után egyes mutatókat újraszámoltunk. A hiányzó adatokat kiegészítettük. Meghatároztunk további, a szakkönyvtárak számára jelentőséggel bíró tevékenységeket, melyek körében további adatokat gyűjtöttünk (szaktájékoztatás, feltártsági mutató, adatbázis-használat). Az újonnan megkapott értékeket ismét összehasonlítottuk, megállapítottuk az adatok -tól -ig szóródását.
A kapott értékek elemzése mellett a szakkönyvtárak sajátos szempontjait is megfogalmaztuk. Ezek figyelembevételével a későbbiek során meghatározhatók az egyes könyvtártípusokra érvényes irányelvek.
 
 
 
 
  1. Az együttműködő könyvtárak infrastruktúrájának, anyagi és emberi erőforrásainak összevetése a szolgáltatási folyamatok szerint
 
2.1. Az együttműködő könyvtárak legfontosabb adatai:
 
Név
OPKM
KSH KDSZ
OMgK
KSZK
Gyűjtőkör
Pedagógia, szociológia, pszichológia, tankönyvek, gyermek- és ifjúsági irodalom, iskolai értesítők
Általános gyűjtőkör, kötelespéldány teljes kiadásból, kivéve bizonyos témaköröket: orvosi, mezőgazdasági, műszaki stb. Külön szabályzat alapján.
Főgyűjtőkör hazai és nemzetközi irodalom: Statisztika, Demográfia
Mezőgazdaság, agrártudományok, élelmiszeripar, erdészet, faipar, FAO dokumentumok,
Könyvtár- és tájékoztatásügy; írás-, könyv- és könyvtártörténet; könyvtár- és tájékoztatás- tudomány könyvtári munkafolyamatok; könyvtártechnika; könyvtári munkaszervezet; könyvtár-jog; határterületek
Állomány nagysága
526 838 kötet
743 316 kötet
261 025 kötet
70 926 kötet
Távoli hozzáférésű rekordok száma
230 000
280 000
111 450A MAB (Magyar Mezőgazdasági Bibliográfia) adatbázis rekordjai
6 800 A TMF és TMH (EU-s) adatbázisok rekordjai
47 0001
Főállású könyvtárosok száma
37,75
37
18
14
Szolgáltatások
Kölcsönzés, helyben használat, szakirodalmi adatbázis-építés, tematikus portál, terminológiai kontroll, szaktájékoztatás, irodalomkutatás, másolatszolgáltatás, Internet-használat, folyóirat-kiadás
Kölcsönzés, helyben használat, szakirodalmi adatbázis-építés,
Szaktájékoztatás, irodalomkutatás, másolatszolgáltatás, Internet-használat, tárgyszójegyzék, kiadói tevékenység
Kölcsönzés, helyben használat, szakirodalmi adatbázisok építése, mezőgazdasági tárgyszójegyzék építése, szaktájékoztatás, irodalomkutatás, másolat- és elektronikus
dokumentum- szolgáltatás, ajánló-bibliográfiák készítése, folyóiratok kiadása, rendezvények szervezése, Agrár Szakirodalmi Szolgáltató Ház működtetése, Budai Teleház működtetése, Pro Agrario Alapítvány (folyóirat rendelés kooperációja)
Szakirodalmi
adatbázis-építés, kölcsönzés,
helyben használat,
másolat- és elektronikus
dokumentum- szolgáltatás,
tezaurusz-építés
tematikus portál,
bibliográfiai és szaktájékoztatás,
internet-használat
irodalomkutatás,
szakirodalmi szemlék
folyóirat-kiadás
2.2. A teljesítménymutatók számításánál alkalmazott bemeneti adatok:
 
 
 
OPKM
KSH KDSZ
OMgK
KSZK
Használó
18 562
4 765
7 182
593
Költség
244 400 eFt
215 200 eFt
267 312eFt
n.a.
Célközönség
216 000
187 000
35 000
11 700
Személyes használat
41 993
30 581
18 879
2 982
Távhasználat
88 052
74 486
42 978
31 123
Helyben használt dokumentumok száma
95 456
119 917
30 598
12 608
Kölcsönzött dokumentumok száma
44 433
13 794
6 857
3 152
Könyvtárközi kölcsönzés
2 631
696
837
131
Kölcsönözhető állomány
165 000
Kb. 650 000
Kb. 108 000
28.500
Kölcsönzések száma
25 378
7 796
3 428
1 147
Referensz kérdések száma
6 748
35 386
1 980
1 100
Keresések száma az adatbázisban
28 773
16 349
411 360 *
31 123**
 
* Aleph adatbázisban való külső keresések száma (mintavétel felszorozva egy évre). A többi könyvtár esetében a személyes és a távhasználatú (e-mail, fax, telefon) kérdések megválaszolásához való adatbázis-keresések száma szerepel.
** A Manci és a tartalomjegyzék adatbázisban való külső és belső keresések száma (mintavétel felszorozva egy évre). Nem tartalmazza az online katalógusban történő kereséseket, a Könyvtári Figyelő használatát, és a LISA adatbázisban történő kereséseket, melyre 2003-ra vonatkozóan még nem rendelkeztünk adatokkal. Szintén nem szerepel benne az EBSCO és EISZ adatbázisok használata.
 
  1. Szakkönyvtárak szempontjai a teljesítménymutatók értékeléséhez
 
A négy könyvtár mindegyike országos szakkönyvtár. Kormányzati szervek, minisztériumok vagy egyéb főhatóságok fenntartásában működnek, feladatuk az adott szakterület országos információellátásának biztosítása, a kormányzati döntés-előkészítés támogatása. Nemzeti könyvtári feladatokat is ellátnak, azaz vállalják szakterületükön a nemzeti szakirodalom gyűjtését és számbavételét. Felelősek a nemzeti szakbibliográfiák, adatbázisok előállításáért, szakterületükön a dokumentum- és információellátásért, az együttműködés szervezéséért.
Több olyan feladatot is ellátnak, melyekre a mérések köre nem terjedt ki, valamint számos költségnövelő tényező megjelenésével is számolni kell. Megőrzési funkciójukból adódóan megnövekedett raktározási költségek mutatkoznak, az állomány kisebb hányadának aktív használata mellett. A 2002-es adatok szerint a szakkönyvtárak állománya több mint felét (59%-át) teszi ki a települési és szakkönyvtárak együttes állományának2. A szakterület reprezentatív külföldi szakirodalmának, valamint szakirodalmi adatbázisainak beszerzése miatt az állománygyarapításra fordított összeg magas. A települési és szakkönyvtárak együttes adatainak tükrében az összes állománygyarapításra fordított összeg 74%-a a szakkönyvtáraké, ugyanakkor, mikor a beszerzett dokumentumok száma az összesnek csak 51%-a.3
A szakterület terminológiájának gondozása, tárgyszójegyzékek, tezauruszok folyamatos építése, a nemzeti szakbibliográfiák előállítása, szakirodalmi adatbázisok építése és széles körű szolgáltatása, tematikus internetes portálok gondozása, a dokumentumok mélyebb tartalmi feltárása analitikus szinten is, szaktájékoztató szolgálat a nyitvatartási idő jelentős részében – mind olyan feladatok, amelyek megkövetelik a magasan kvalifikált munkatársak alkalmazását.
Másfelől a szakkönyvtárak gyakorlatában a kölcsönzésnek – noha számszerűen igen nagy forgalmat bonyolíthat a könyvtár – nincs olyan központi szerepe, mint pl. a közkönyvtárak esetében. A 2002-es adatok szerint a kölcsönzések csak 25%-át teszik ki a szak- és települési könyvtárak összes kölcsönzésének, a könyvtárhasználat viszont 39%-át.4 A vizsgált könyvtárak nem mindegyike nyújt kölcsönzési szolgáltatást, és általában véve is elmondható, hogy az országos szakkönyvtárak esetében a kölcsönzési mutatókat nem tekinthetjük reprezentatív teljesítménymutatónak. Legalább ennyire fontos – ha nem fontosabb – a szaktájékoztatás, az adatbázis-szolgáltatás, a távhasználat és az információszolgáltatás differenciáltságának (feltártság) mérése.
A szakkönyvtári munka költséget befolyásoló elemeinek rendszere egy halszálka-diagrammal a következőképpen ábrázolható:
 
  1. Fogalom-meghatározások a vizsgált könyvtárak gyakorlatában
 
A teljesítménymérés során alkalmazott fogalmak, amelyekből a mérőszámokat származtattuk: használó, költség, célközönség/szolgálandó közönség, személyes használat, helyben használt dokumentumok száma, kölcsönzött dokumentumok száma, kölcsönözhető állomány, kölcsönzések száma.
 
Újonnan bevezetett fogalmak: adatbázis-használat, távhasználat, feltártsági mutató, szaktájékoztatás
 
A használók köre az ajánlás alapján jól körülhatárolható, az érvényes regisztrációval rendelkező, könyvtári szolgáltatásban részesülő használók számát jelenti (beiratkozott olvasók + helyben olvasók száma). A KSH KDSZ, a KSZK, és az OPKM ezzel az adattal számolt, az OMgK kiegészítette a távhasználatok számával. A szabvány ajánlásával ez a számítási mód nincs összhangban, de az országos szakkönyvtári gyakorlatban teljes mértékben indokolt, mivel a széles használói kör országos viszonylatban leghatékonyabban a távoli elérésű szolgáltatások révén érhető el. A kapott számok szerint jelentős a szakkönyvtári szolgáltatások távoli használata, és intenzíven növekszik. Érzékelhető az igény további szolgáltatásbővítésre is. Ez a terület a jövőben mindenképpen fokozott figyelmet és kiemelt fejlesztést igényel.
 
Célközönség/szolgálandó közönség: mivel az országos szakkönyvtárak szolgálandó közönsége (akik számára a könyvtárat létrehozták és működtetik) országosan értendő, a közönség, mint használó mutató a földrajzi távolság miatt a távhasználat figyelembe vételével értelmezhető csak. Ugyanakkor azonban a vizsgálatban részt vevő könyvtárak tapasztalatai azt mutatják, hogy a személyes használatban érintett mutatóknál valós értékeket csak a célközönség adataival való számítások adnak. Az országos szakkönyvtárak esetében célközönségnek tekintjük a szakterület képviselőin túl az adott szakmát tanuló főiskolai-egyetemi hallgatókat, oktatókat, illetve a könyvtár vonzáskörzetében élő lakosságot is.
 
Költségek tekintetében nagy a szóródás az összehasonlított könyvtárak adataiban. A működési költségek értelmezése (bérek és járulékaik + gyarapítás + adminisztratív költségek + épület és gyűjteményfenntartás + bérleti díjak + rezsiköltségek + adó) viszonylag egységes volt, de az egyes intézmények adottságai működés szempontjából teljesen eltérőek, nem összevethetők. Pl. a KSH költségvetésében külön, önálló fejezet a könyvtár költségvetése, bár az infrastruktúra egy része a KSH költségvetéséből kerül támogatásra. Nem tudott pontos összeget meghatározni a KSZK az OSZK költségvetésén belül. Ezért az ebből származtatott mutatók kiszámítását el sem tudta végezni.
 
A személyes használat számításánál a könyvtárak az ajánlásoknak megfelelően az összes könyvtárlátogatás számát alkalmazták.
 
A helyben használt dokumentumok számát valamennyi könyvtár mintavétel alapján állapította meg.
 
A kölcsönzött dokumentumok száma és a kölcsönzések száma olyan adatok, amelyek a könyvtári statisztikákban rendszeresen megjelennek, értelmezésük egységes és egyértelmű. Az adatok összehasonlíthatósága kapcsán itt meg kell jegyezni, hogy a KSH KDSZ csak egy szűkebb olvasói réteg számára kölcsönöz, ezért adatai nem összevethetők a többiekével.
 
A kölcsönözhető állomány nagyságát mintavételen alapuló becsléssel állapították meg a könyvtárak.
 
Adatbázis-használat: A könyvtár adatbázisaiban végzett összes keresés száma napi átlagban. A KSZK esetében problémát jelentett például, hogy a KSZK online katalógusa az OSZK-éval közös, és nincs lehetőség a könyvtár állományában levő dokumentumokra vonatkozó keresések elkülönítésére – így csak egyéb adatbázisait tudta figyelembe venni.
 
Távhasználat: a könyvtár bármely szolgáltatásának igénybevétele bármely telekommunikációs eszköz (telefon, e-mail, számítógép) útján.
 
Feltártsági mutató: A feltárás mélységének, azaz egy adott feltáró rendszerben a feltártság mértékét egy viszonyszámmal tudjuk megadni – ezt a viszonyszámot nevezzük a rendszer feltártsági mutatójának. Az egyes dokumentum esetében ez a viszonyszám azt jelenti, hogy az adott dokumentum hány ismérv alapján érhető el, kereshető vissza a rendszerben.
 
Szaktájékoztatás: A könyvtár tájékoztató szolgálatának feltett referensz kérdések száma a vizsgált időszakban.
 
  1. Az egyes teljesítménymutatók összehasonlító elemzése
 
    1. Összehasonlító táblázat
Teljesítménymutatók
OPKM
OMgK
KSH KDSZ
KSZK
1.1 Közönség, mint használó
(érvényes regisztrációval rendelkező használók száma / célközönség*100)
 
(aktív használó / célközönség*100 távhasználatokkal együtt számolva)
9
 
 
41
 
 
 
20
~ 12
 
38
5
 
 
22
    1. Használókra vetített költség
(éves költség / használók éves száma)
13.167 Ft
37.219 Ft
44.909 Ft
n.a.
1.3 Személyes használat népszerűsége
(személyes használatok / célközönség)
0,19
0,5
0,14
0,25
    1. Személyes használat költsége
(éves költség / személyes használatok száma)
5.820 Ft
14 159 Ft

8.823 Ft

n.a.
1.5 .Helyben használat intenzitása
(helyben használt dokumentumok száma / személyes használatok száma)
6
1,6
2,67
4,63

    1. A gyűjtemény használata
(a használatban levő dokumentumok száma a mintában/ a minta összes dokumentuma * 100)
0,2
0,6
0,7
1,4
    1. A kölcsönzés népszerűsége
(A kölcsönzések éves száma / a célközönség száma)
0,12
0,14
Nem releváns
0,27
2.1 A kölcsönzési állomány forgási sebessége
(A kölcsönzött dokumentumok száma / a kölcsönözhető dokumentumok száma)
0,3
0,1
Nem releváns
0,11
2.2 A kölcsönzések költségessége
(Éves költség / kölcsönzések éves száma)
9.668 Ft

38 983 Ft
8.313 Ft
n.a.
2.3 A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága (kérés / teljesítés – szolgáltatás nyújtása)
73
 
84
89
 
98
2.4 A tárgyi eszközök kihasználtsága
számítógépek.
24
62
28
50
fénymásoló
80
70
n.a.
n.a.
2.5 Az ülőhelyek kihasználtsága
12
40
10
40
2.6 A dokumentum-feldolgozás gyorsasága
 
Átlag 90 nap
Átlag 29 nap
Átlag159 nap
2004 évi átszervezés után 40 napra csökkent
Átlag 78 nap
3.1 Feltártság
30,32
~15–20
n.a.
17
3.2 Adatbázis-használat
(keresések száma napi átlagban)
78
 
1714
(az ALEPH adatai alapján)
82
68
3.3 Szaktájékoztatási mutató
(a tájékoztató szolgálathoz érkezett kérdések száma)
6 748
4-5 kérdés/óra
1 980
35 386
17 kérdés/óra
1 100
 

 
 
 
 
5.2. A mutatók elemzése
 
Az egységesített alapelvek alapján kialakuló teljesítménymutatók lehetőséget adnak az óvatos összehasonlításra. Tekintetbe kell azonban venni minden esetben az intézmények eltérő adottságait és gyakorlatát. A teljesítménymutatók megbízhatóbb értékeléséhez Ford alapelveit alkalmazzuk5:
 
  • Relevancia: A mutató megfelelősége az országos szakkönyvtárak szolgáltatási területének szempontjából.
  • Hasznosság: A mutató informatív értéke a problémás területek felderítése céljából.
  • Érvényesség: A mutató azt méri-e, amit elvárunk tőle.
  • Megbízhatóság: A mutató megbízhatósága hosszabb idő távlatában.
  • Gyakorlatiasság: A mutató gyakorlati haszna.
 
Az országos szakkönyvtárak mért teljesítménymutatóit összehasonlítva megállapítható, hogy kevés az olyan mutató, amely valamennyi kritériumnak megfelel, és így alkalmas arra, hogy előremutató következtetéseket, fejlesztési irányelveket építsünk rájuk.
 
    1. Közönség mint használó: A mutató szórása az elemzett könyvtárak körében 5–14, illetve 22–40. Az érték nagyban függ attól, mit tekintünk célközönségnek. Mivel az országos szakkönyvtárak esetében a távhasználatoknak különösen nagy jelentősége van, célszerű az aktív használókkal számolni, vagyis a könyvtárat csak elektronikus úton igénybe vevőket is figyelembe venni. Ebben az esetben a mutató relevánsnak és érvényesnek tekinthető, megbízhatósága is megfelelő. A távhasználatok mérésével kiegészített mutató alkalmas arra, hogy információt adjon a szakkönyvtár működésének hatékonyságáról, vagyis hogy mennyire tudja szolgáltatásaival megközelíteni a célközönségét. Valószínűsíthetjük, hogy a 25–30%-os mutató már megfelelőnek tekinthető gazdaságossági szempontból is.
 
    1. Használókra vetített költség: A mutató nagyon nagy szórást mutat, relevanciája és érvényessége erősen megkérdőjelezhető. Talán használhatóbb eredményt kapnánk, ha itt is figyelembe vennénk a távhasználat. Az optimális költséghatárt azonban mindenképpen magasabban kell meghúzni, hiszen számolni kell a könyvtárak igen költséges egyéb szolgáltatásaival is, és egyéb, speciális jellemzőivel, például a fenntartási költségeket növelő, „anyaintézményen belüli” működéssel. Mivel az elemzett könyvtárak különböző fenntartókhoz tartoznak, költségvetésüket egyébként sem célszerű összehasonlítani. A használókra vetített költség a szakkönyvtárak esetében mindenképpen magas, hiszen a magasabb beszerzési ártól a mélyebb feltárásig minden költségnövelő tényező.
 
    1. Személyes használat népszerűsége: A mutató szórása 0,14–0,3 között mozog. Az értékek összemérhetők, de nem sok információt adnak, hiszen nem a könyvtárba csalogatás a cél, hanem az igények kiszolgálása. Amennyiben ez távolról is megoldható, akkor a mutató nem mond semmit. Nem biztos, hogy az a jobb könyvtár, ahová többen járnak. A mutató hasznossága megkérdőjelezhető az országos szakkönyvtárak esetében.
 
    1. Személyes használat költségessége: Ugyanaz érvényes erre a mutatóra is, mint a használókra vetített költségekre.
 
    1. Helyben használat intenzitása: A szórás 2,67–6-ig terjed. Ez a mutató nagyon szépen összevethető, informatív értéke is van, azonban nem a könyvtár teljesítményét méri, hanem a használók dokumentumhasználati szokásait. Ilymódon tehát érvényessége nem egyértelmű. A tudományos élet szempontjából nem lényeges, hogy a kutató hány dokumentumot vesz kézbe egy-egy alkalommal.
 
    1. A gyűjtemény használata: A szórás 0,2–1,4 közötti mozog. A mutató összevethető, tekintettel azonban arra a követelményre, hogy az országos szakkönyvtáraknak megőrzési kötelességük van a teljes hazai szakirodalomra, nem igazán informatív. A könyvtár teljesítményével nincs összefüggésben, hogy gyűjteményének mekkora hányadát használják egy aktuális időszakban.
 
    1. A kölcsönzés népszerűsége: Mivel a kölcsönzés az országos szakkönyvtárakban nem meghatározó szolgáltatás, ez a mutató ebben a könyvtártípusban nem releváns. Ettől függetlenül jól látható, hogy teljes összhangban van a Közönség mint használó mutató számaival.
 
    1. A kölcsönzési állomány forgási sebessége: Mivel a kölcsönzés az országos szakkönyvtárakban nem meghatározó szolgáltatás, ez a mutató ebben a könyvtártípusban nem releváns.
 
    1. A kölcsönzések költségessége: Mivel a kölcsönzés az országos szakkönyvtárakban nem meghatározó szolgáltatás, ez a mutató ebben a könyvtártípusban nem releváns, sőt félrevezető is lehet, hiszen aránytalanul nagy összeg jut egy kölcsönzési tranzakcióra.
 
    1. A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága: Az országos szakkönyvtárak meghatározó tagjai az Országos Dokumentumellátó Rendszernek, így kiemelt feladataik vannak szakterületükön az országos dokumentum-ellátásban. A mutatót a szolgáltatás nyújtásának hatékonyságára alkalmaztuk, mivel ezekben a könyvtárakban a könyvtárközi szolgáltatás, és nem a kérések a jellemzőbbek. A mutató szórása 73–98% között mozog, az értékek igen jónak tekinthetők. Ez a mutató ebben a formában megfelelő a szakkönyvtárak teljesítményének mérésére.
 
    1. A tárgyi eszközök kihasználtsága: A mutatószámok alapvetően a könyvtárak infrastruktúrájának színvonalától függenek. Az összehasonlításból messzebb menő következtetéseket nem lehet levonni, az azonban látható, hogy mára megfelelőnek tekinthetjük a szakkönyvtárak tárgyi eszközökkel való ellátottságát, köszönhetően az elmúlt évek erőteljes telematikai fejlesztéseinek. Az átlag 50%-os kihasználtság azt jelenti, hogy vizsgaidőszakban éppen hogy csak elegendőek a tárgyi eszközök. A vizsgálat nem tért ki az informatikai, számítástechnikai eszközpark korszerűségére és állapotára, sem pedig a szoftverekkel való ellátottságra, holott ezek a tényezők is fontos információkat adhatnának a könyvtárak teljesítőképességéről.
 
    1. Az ülőhelyek kihasználtsága: Ez a mutató is az infrastruktúra függvénye, nem ad információt a könyvtár teljesítményéről.
 
    1. A dokumentumfeldolgozás gyorsasága: Ez a mutató igen fontos lehet az országos szakkönyvtárak teljesítményének megítélésekor, hiszen a szolgáltatás színvonalának egyik alapvető mércéje az információhoz való hozzájutás gyorsasága és pontossága. Az összehasonlítást gátolja, hogy a könyvtárak különböző módszerekkel dolgozzák fel állományukat, és a méréshez is eltérő metodikát alkalmaztak. Ugyancsak figyelembe kell venni a feldolgozás mélységét, a ráépülő szolgáltatási rendszert. Ezzel együtt a mutató igen hasznos, és jól ábrázolja, hogy a differenciált szakirodalmi feldolgozás jóval időigényesebb, mint más könyvtártípusoknál. (A KSH KDSZ 2004-ben átszervezte a dokumentumok feldolgozási munkafolyamatát, és így jelentősen lecsökkent a beérkezett dokumentumok raktárba adásának az ideje az előző év mutatójához képest. A kötelespéldányok esetében ez a szám 2005. első negyedévében 37,59 nap volt.)
 
    1. Feltártság: Az újonnan bevezetett mutató fontos mérőszáma lehet a szakkönyvtárakban történő információfeldolgozás színvonalának. Minél nagyobb értéke van, annál hosszabb lehet a dokumentumfeldolgozás ideje.
 
    1. Adatbázis-használat: Mivel az országos szakkönyvtárak felelősek szakterületük szakirodalmi adatbázisainak előállításáért és szolgáltatásáért, e tevékenységük mérésére szükséges egy külön mutató bevezetése. A mutató egyben alkalmas a távhasználatok mérésére is. Az adatbázis-használat mérése nagyban függ attól, hogy a könyvtár informatikai rendszere milyen statisztikák készítésére alkalmas.
 
    1. Szaktájékoztatás: A tájékoztató szolgálathoz érkezett kérdések, ezek megválaszolásának eredményessége nem csak az országos szakkönyvtárak számára lehet igen hasznos mutató. Szükségesnek és fontosnak tartjuk, hogy a könyvtárak teljesítményének értékelésekor figyelem fordítódjék az értéknövelt szolgáltatásokra is, amelyek a könyvtárak társadalmi szükségességét nagymértékben meghatározzák.
 
  1. A Kérdőíves vizsgálat tapasztalatainak összehasonlítása
 
A használók elvárásainak és elégedettségének kérdőíves mérése különösen fontos szerepet kapott a mérések sorában. A teljesítményméréssel foglalkozó szakirodalomban több helyen (Abbot, C.: A könyvtári és információs szolgáltatások teljesítménymérése, Ferenczy Endréné: A könyvtári modell. In: Könyvtárosok kézikönyve 3. pp. 293-356. Bp. Osiris K., 2001.) találkozhatunk azzal a megállapítással, miszerint bármilyen teljesítménymérést végzünk, több mutatót kell figyelembe venni egymással kombinálva. A költségességre és hatékonyságra vonatkozó mutatószámokat nélkülözhetetlenül egészíti ki az eredményesség, azaz a használói elégedettség közvetlen mérése kérdőív segítségével. A teljesítménymutatók számításának alapvető célja a szolgáltatások szisztematikus javítása. Egyes teljesítménymutatók – például a kölcsönzésre vetített költségességi számítások – azokban a könyvtárakban, amelyek a kölcsönzésen kívül több egyéb tevékenységet is folytatnak, nem mindig felelnek meg az érvényesség kritériumának. Az egyes mutatók különböző – fenntartói, használói, könyvtárvezetési – szempontok szerint eltérő módon értékelhetők. A kérdőíves vizsgálattól elsősorban azt vártuk, hogy a használóktól közvetlenül kapjunk olyan visszajelzéseket, amelyek alapján a szolgáltatásaink erősségeit és a fejlesztendő területeit felmérhetjük.
A méréshez használt adatlap alapvetően megfelelt céljainknak, kisebb változtatásokat végeztünk csak. A szakkönyvtárak esetében nem releváns kérdéseket (pl. egyes dokumentumtípusokra vonatkozó kérdések) kivettük a kérdőívből. Máshol kiegészítettük olyan részletekkel, amelyek az adott könyvtár vizsgálata szempontjából speciális jelentőséggel bírnak (pl. egyes szakirodalmi adatbázisok használati aránya). A vizsgált minta az együttműködő könyvtárak mindegyikében jól reprezentálta a szolgálandó közönséget, mind számában, mind pedig összetételében. A kérdőívet az olvasók helyben töltötték ki, a könyvtáros kérésére.
Az együttműködő négy szakkönyvtár kérdőíves felméréseinek részletes tapasztalatairól az előző pályázati beszámolók tájékoztatnak. Az összehasonlító elemzés során azokat a jellegzetességeket emeltük ki, amelyek az adott könyvtártípus sajátosságai.
A használatra jellemző, hogy elsősorban tanulás és munka során veszik igénybe a könyvtár szolgáltatásait. Jellemzően erre utalnak a „Honnan szerzett tudomást könyvtárunkról?” kérdésre adott válaszok is. Hiszen a munkahely, a tanárok és a baráti kör a három leggyakrabban előforduló információforrás, amelyek már utalnak a könyvtárhasználat leggyakoribb céljaira (munka, tudományos kutatás és tanulás) is. Szakirodalmat, információkat keresnek, elsősorban tanulmányi kötelezettségeik teljesítéséhez (vizsga, szemináriumi dolgozat, szakdolgozat, disszertáció). Rendszeres a publikációs tevékenységhez kötődő könyvtárhasználat – adatokat, kiegészítő információkat, történelmi előzményeket kutatnak. A tanulás, kutatás céljai határozzák meg közvetlenül a kölcsönzési szokásokat is. A kölcsönzés mellett igen jelentős a szaktájékoztatás és a helyben használat forgalma is. A könyvtárakat látogató olvasók igényességére, alaposságára, többirányú érdeklődésére utal az a tény, hogy az olvasók többsége más fővárosi nagykönyvtáraknak is rendszeres látogatója. Leggyakrabban a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár Központját, az MTA Könyvtárát és az Országos Széchényi Könyvtárat jelölték meg. Az olvasók is tudják, hogy a szakkönyvtárakban speciális kérdésekre (pedagógia, könyvtárügy, informatikai, mezőgazdaság, statisztika stb.) kaphatnak választ, ismereteiket, tényanyagukat kiegészíthetik, és így kutatómunkájukat teljesebbé tehetik. A keresett dokumentumok 80–90%-ban szakkönyvek és szakfolyóiratok. Az irodalomkutatás, illetve konkrét művek állományadatainak keresése során az olvasók többnyire igénybe veszik a könyvtáros segítségét. Ebben szerepet játszik az is, hogy a tanulmányozott könyvtárak mindegyike állományának jelentős részét zárt raktárban tárolja, kisebb részben olvasótermi szabadpolcon. Folyamatos az igény a szakterület irodalmában jártas, terminológiáját jól ismerő, nyelveket beszélő, a tájékoztató eszközöket készségszinten használó könyvtárosok munkája iránt. Ugyanakkor az adatbázis-használat elemzése során kiderült, hogy határozottan körvonalazódik egy olvasói réteg, amely önállóan kezeli az interneten is elérhető adatbázisainkat, illetve az elektronikus adathordozókat. Fontos ennek az olvasói magatartásnak a megjelenése, mivel egyre több a kizárólag elektronikus formában (CD-ROM vagy Internet) megjelenő dokumentum. Mivel a retrospektív konverzió révén a vizsgált könyvtárak szakirodalmi állománya jelentős mennyiségben került online elérhető katalógusokba, és e szakkönyvtárak katalógusai egyben az adott szakterület legteljesebb magyar szakirodalmi adatbázisát is jelentik, használatuk intenzíven növekszik a távoli elérés révén is. Az online katalógus-használat mellett egyre több az olyan távhasználó, aki hajlandó fizetni is a telefonon, faxon, e-mailben stb. megrendelt információkért.
Mivel elsősorban további feldolgozásra, illetve tanuláshoz gyűjtenek információkat olvasóink, jellemző a helyben történő fénymásolás nagy mennyisége. Különösen jellemző ez az adatsorokat, táblázatokat használó olvasókra, hiszen az ezeket tartalmazó dokumentumok a legtöbb könyvtárban csak helyben használhatók.
Ugyancsak nő az olyan olvasók száma, akik a könyvtárak szabad internetes hozzáférésű gépein vagy saját bevitellel (word vagy Excel dokumentum) vagy az elektronikus dokumentumokból vagy internetről történő letöltéssel saját részükre „házhoz szállítják” a számukra szükséges információkat.
Könyvtáraink - megőrzési funkciójukból adódóan – nagy számban őriznek különösen értékes, muzeális, unikális dokumentumokat. A hozzáférés biztosítása mellett ezek védelméről gondoskodni kell.
A könyvtárhasználók többsége (az olvasói elégedettségi mutató mind a négy könyvtár esetében 90 % feletti) kifejezetten elégedett a könyvtár szolgáltatásaival, a könyvtárosok szolgálatkészségével, felkészültségével, és megtalálja a keresett információkat. Ebből azt a két következtetést vonhatjuk le, hogy a könyvtárak jól kommunikálják szolgáltatásaikat az olvasók felé, másrészt a feltárás minősége pontos szakirodalmi keresést tesz lehetővé.
A kérdőíves vizsgálat során közvetlen használói visszajelzések révén megerősítést kaptak a szolgáltatásfejlesztéssel kapcsolatos elképzeléseink. A fejlesztés fő irányai, összhangban az olvasók részéről jelentkező igényekkel, a könyvtárak adottságaival és terveivel, a következők:
  • A távhasználat intenzív fejlesztése, beleértve a szakirodalmi adatbázis (egyes esetekben egyben számítógépes katalógus) folyamatos kurrens és retrospektív építését, valamint az olvasók által interneten elérhető szolgáltatások bővítését (pl. kölcsönzés hosszabbítása, előjegyzés).
 
  • Nagy szerephez juthatnak a könyvtári honlapokon keresztül elérhető adatbázisok és a könyvtárak gyűjtőköréhez kapcsolódó, továbblépési, további tájékozódási pontokat jelentő internetes címek (magyar, külföldi és nemzetközi szakkönyvtárak, szakmai szervezetek és intézmények URL címei).
 
  • Az egyes könyvtárak saját állományuk ismeretében és olvasóik igényeinek együttes figyelembevételével – számottevő tapasztalataikra építve - jelentős analitikus vagy adatfeltáró tevékenység végeznek. A tanulmánykötetek, szakfolyóiratok analitikus feltárása, a periodikusan megjelenő kiadványok (pl. évkönyvek) szélesebb olvasói igényeket kielégítő adatsorai a belső építésű „információs mappákban” naprakészen biztosíthatják az olvasói igények kielégítését.
 
  • Szaktájékoztatás kiterjesztése a könyvtár nyitvatartási idejének minél nagyobb részében. Ez az elv annyit jelent, hogy a könyvtárak nyitvatartási idejük teljes egészében szaktájékoztatási szolgáltatást is végeznek.
 
  • Használóképzés, amely kiterjed a könyvtár aktív használóira, a könyvtárat látogató csoportokra, és amelynek hatásos eszközei a könyvtári tájékoztató kiadványok és maga a könyvtári honlap.
 
  • A szélesebb körű hozzáférés biztosítása és az állomány védelme érdekében tervszerű, folyamatos digitalizálás. Különösen égető ez a feladat az olyan országos feladatkörű tudományos könyvtárakban, mint a jelen pályázat négy résztvevő könyvtára esetében, hiszen nagyon sok pótolhatatlan, egyedi dokumentum van a gyűjteményükben. Állapotuk olykor még kötéssel vagy restaurálással orvosolható, de az igazi megoldást a digitalizálás jelentené.
 
  1. Összegzés, értékelés
 
 
Az adatok, amelyek részben az előző pályázat mutatóiból, részben már a 2004. évi költségvetés adataiból tevődnek össze jelentős eltérést is eredményezhetnek különböző könyvtártípusok összehasonlítása esetén éppúgy, mint akár a négy könyvtár összehasonlító elemzésekor. Ennek okait a tanulmány első részében már próbáltuk feltárni, azaz a szakkönyvtárak funkciója, feladatai több szolgáltatásban, munkafolyamatban eltérnek a közművelődési könyvtárakétól, valamint a különböző szakterületek tájékoztatási, szolgáltatási igényei is jelentősen eltérőek lehetnek.
A mutatók kiszámítása és a kérdőív struktúrája jobban a közművelődési könyvtárak gyakorlatán alapul. Ha a teljesítménymutatókat és a kérdőíves felmérést együttesen kell értékelnünk, akkor az országos szakkönyvtárak esetében problémás területek lehetnek az alábbiak:
 
  • A célközönség viszonylag kis hányada használja személyesen a könyvtárat.
A célközönség kiszámítása nem állapítható meg földrajzi kritériumok alapján, és a foglalkozási, vagy oktatáshoz kapcsolódó kritériumok is nagyon esetleges számot eredményezhetnek a célközönség megállapításánál. Nem a személyes használatok száma, hanem annak mélysége, ill. a távhasználat, adatbázis-használat eredményessége az igazi mutató.
 
  • A használókra vetített költségek magasabbak.
Ennek oka, hogy mind az állomány analitikus feltárása, tezauruszok készítése, és más szakfeladatok ellátása jelentős költségnövelő tényező.
 
  • A gyűjteménynek viszonylag kis hányada van használatban.
A szakkönyvtáraknál mind a speciális kutatási és megőrzési feladatok, mind a külföldi szakirodalom magas aránya miatt, vagy teljes, vagy részbeni köteles-példányok feldolgozása, megőrzése miatt az állomány nagyobb. A megőrzés a könyvtárak egyik fő feladata marad. Így tudják jól szolgálni pl. a könyvtárközi igényeket.
 
  • A kölcsönzés nem költséghatékony.
A kölcsönzés vagy kisebb mértékben, vagy szűk kör részére (KSH KDSZ) áll rendelkezésre. A szakkönyvtárakat a felhasználók nem emiatt látogatják elsősorban.
 
  • A dokumentum-feldolgozás hosszabb időt vesz igénybe.
A szakkönyvtárak gyűjteményébe kerülő kiadványok egyedi voltuk miatt kisebb mértékben vehetőek át más adatbázisokból, valamint a több szempontú visszakeresés érdekében mélyebb tartalmi feldolgozás történik. Jelentős a külföldi könyvállomány.
 
Mindezek a problémák a könyvtártípus sajátosságaiból természetesen következnek, és meglétüket maguk a könyvtárhasználók nem érzik problémának. Ez világosan kiderül a kérdőíves felmérésből. Attól, hogy egy mutató alacsonynak tűnik, még lehet elfogadható, sőt jó is, ha a könyvtár használói elégedettek a szolgáltatás színvonalával.
A kérdőíves felmérések például egyértelműen kimutatták, hogy a könyvtárhasználók nagy része örömmel és elégedetten veszi igénybe a kölcsönzési szolgáltatást, pedig a teljesítménymutatók szerint ez a szakkönyvtárak esetében igen költséges, és kis hatékonyságú szolgáltatás. Téves lenne azonban az a következtetés, hogy akkor nem érdemes fenntartani. A könyvtárak költségei nem csökkennének lényegesen, viszont sokkal több lenne az elégedetlen könyvtárhasználó, nagyobb a zsúfoltság, rosszabb lenne az intézmények megítélése. Összességében tehát rontanánk a könyvtárak teljesítményén.
Emellett az országos szakkönyvtárak tagjai az ODR-nek, amelyen belül a könyvtárközi kölcsönzések száma évről évre növekszik, és még nagyon sok tartalékot rejt magában ez a hálózat. A négy szakkönyvtár kölcsönzési tevékenységében is szintén jelentős tartalékok vannak. A szakirodalmi állomány visszamenőleges bibliográfiai feldolgozása és analitikus feltárása, az online katalógusok még szélesebb körű használata a felhasználók számára egyre nyilvánvalóbbá fogja tenni, hogy a könyvtárak együttműködésében bárhol hozzáférhet a keresett irodalomhoz, dokumentumhoz.
A felmérés egyértelműen hozzásegített bennünket, hogy képet kapjunk az országos szakkönyvtárak teljesítményét befolyásoló tényezőkről. A következő lépésnek arra kell koncentrálnia, hogy hogyan lehet irányelveket és stratégiát kidolgozni ennek a könyvtártípusnak anélkül, hogy elrontanánk mindazt, amit az eddigi fejlesztések során elértünk, és ami közvetlenül a teljesítménymutatókkal nem demonstrálható.
 
 
1 Csak a Manci adatbázis rekordjai
22 Települési és könyvtári ellátás a statisztika tükrében: (1998-) / szerk. Somogyi József
3 Uo.
4 Uo.
5 Christine Abbott: Könyvtári és információs szolgáltatások teljesítménymérése. Bp.: OSZK, 1998. 31.p.